Blog of Lê Ngọc Châu

Blog chia sẻ thông tin, kiến thức liên quan đến công tác Quản trị Nhân sự.

5s và Kaizen

5S là gì ? Kaizen là gì ?

5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.

5 S là 5 chữ cái đầu của các từ:

Sàng lọc (Seiri): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần.

Sạch sẽ  (Seiso): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc.

Săn sóc (Seiletsu): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục.

Sẵn sàng (Shitsuke): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.

Có doanh nghiệp đã áp dụng 5S vào công tác nhân sự; sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn nhân tài; sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả; vệ sinh tức là cải thiện bầu không khí trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v… cho nên 5S chính là nền tảng của năng suất và chất lượng.

Tại sao phải thực hiện?

Một đặc điểm của người ViệtNam (có lẽ là tình trạng chung của những nước nghèo), có thể nói là một căn bệnh, đó là: Giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?

1. Thứ nhất  là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.

2. Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.

– Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra.

– Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định, với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thì phải thực hiện.

Một số lý do khác:

–  Đối với những công ty đang xây dựng hệ thống QTCL theo tiêu chuẩn ISO 9000, 5S là bước xây dựng cơ sở ban đầu để thực hiện.

– Mặt bằng của đa số công ty rất nhỏ so với yêu cầu của sản lượng, vấn đề tiết kiệm mặt bằng là vấn đề hàng đầu.

– Cần nâng cao hiệu quả thời gian làm việc (không mất thời gian tìm), tăng cường vệ sinh cá nhân , an toàn lao động, và tiết kiệm vốn.

Lợi ích sau khi thực hiện:

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:

– Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng.

– Tâm lý công nhân thoải mái trong môi trường làm việc thuận lợi, sạch sẽ.

– Những vật dụng thừa được loại bỏ.

– Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.

– Công nhân có ý thức khi thực hiện công việc.

Các doanh nghiệp của Nhật Bản nói chung rất thành công và họ cũng rất tự hào về việc phát minh ra phương pháp 5S mà  nhiều doanh nghiệp khác trên thế giới phải áp dụng theo, khi nghe đến phương pháp này không ai trong chúng ta không nghi ngờ rằng đây là “phương pháp dọn vệ sinh kiểu hiện đại” – không sai, bề nổi của 5S chính là đó, nhưng cái được lớn hơn đó là “ý thức, tinh thần tự  giác” của người  lao động, ý thức này sẽ biến thành ý thức trong thực hiện công việc, trách nhiệm trong việc làm ra các sản phẩm, công việc có chất lượng.

Kaizen là gì ?

KAIZEN là cải tiến, cải thiện, là sự cải tiến không ngừng, nó có liên quan đến mọi người, nhà quản lý lẫn công nhân. KAIZEN là sửa chữa và làm tốt hơn một việc gì đó mà đã gây khó khăn cho con người. Triết lý của KAIZEN cho rằng: dù bất cứ nơi đâu – gia đình hay xã hội – đều cần được cải tiến liên tục.

Ta có thể nhận diện nhanh hoạt động Quản lý trong Công ty truyền thống qua các yếu tố:

1.Không có tiêu chuẩn rõ ràng

2.Ngay khi đã có tiêu chuẩn, thì tiêu chuẩn diễn tả đối với mọi người cũng không được rõ ràng
3.Không có mối quan hệ rõ ràng giữa các quy trình, thao tác cùng các ảnh hưởng của nó đến chất lượng, chi phí, giao hàng, an toàn và tinh thần làm việc.
4.Tiêu chuẩn có quá nhiều thông số, không xác định thông số chủ yếu.
5.Các tiêu chuẩn mô tả công việc chỉ có ý nghĩa đối với các thợ mới quen với quá trình, nhưng không được dùng để làm cơ sở cải tiến thường xuyên.
6.Có những tiêu chuẩn tổng quát nhưng không xác định rõ ràng ai phải làm cái gì
Vì vậy việc nảy sinh những yếu kém do Quản lý là tất yếu
CÁC NHƯỢC ĐIỂM CHÍNH CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH
Thiếu kỹ năng cơ bản như đọc và tính toán phải nhờ người làm lại và khắc phục vấn đề (việc này có thểxảy ra khi lãnh đạo không chú trọng đến đào tạo và phát triển con người, mà chỉ xem họ như là một loại máy móc bổ sung )
Không định nghĩa các tiêu chuẩn rõ ràng để biết được làm đúng hoặc sai Lúc nào cũng cầu cứu đến tổ trưởng khi có việc không rõ xảy ra. Mất thời gian và thường lấy quyết định sai, làm sinh ra nhiều vấn đề mới.
Thiếu kỷ luật tuân thủ các tiêu chuẩn, như là quản lý nội trợ, tổ chức chỗ làm việc, các tiêu chuẩn công việc Phải làm lại, xử lý mất mát, chữa cháy, giải quyết công việc nhận dạng và khắc phục các không phù hợp.
Thiếu kỹ năng giải quyết vấn đề Toàn thể nhân viên, kỹ sư, cán bộ quản lý xúm lại qỉai quyết vấn đề. Không sử dụng được khả năng sáng tạo của mọi người, chi phí gián tiếp sẽ tăng cao, bộ phận gián tiếp không còn thời gian giải quyết vấn đề quan trọng hơn
Thiếu linh động trong việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng Con người trong công ty không đáp ứng được các thay đổi về nhu cầu. Thiếu khả năng tự kiểm soát. Việc này có thể gây lãng phí khi phải chữa cháy: lấy thêm người, mua thêm MMTB, các máy vi tính…
Thiếu khả năng đáp ứng với việc đưa mặt hàng mới vào sản xuất Việc thay đổi mặt hàng ngày càng xảy ra thường xuyên, phần lớn công việc là do kỹ sư đảm trách hơn là giao các công việc chi tiết xuống cho các người trong khu vực sản xuất đảm trách

Chúng ta nên dùng kaizen để giải quyết những vấn đề trên.

Ảnh: Công cụ thực hiện Kaizen

KAIZEN thực hành gồm 10 công cụ thực hành:

Các công cụ cơ bản

1.    PCDA thực hành

2.    5S thực hành

3.    Kaizen thực hành

4.    Industrial Engineering thực hành (IE)

5.    Kiểm soát chất lượng thực hành

6.    Hệ thống kiến nghị thực hành

7.    Nhóm chất lượng thực hành

Các công cụ nâng cao

8.    TQM thực hành

9.    JIT thực hành

10.  Duy trì sản xuất toàn diện thực hành

So sánh giữa Kaizen và đổi mới:

Lưu ý  Đổi mới KAIZEN
Tác dụng Ngắn hạn nhưng tạo ấn tượng mạnh Dài hạn, duy trì lâu bền nhưng không ấn tượng
Bước đi Dài Từng bước ngắn
Thay đổi Đột ngột Từng bước vững chắc
Liên quan đến Một số người xuất sắc Mọi người trong công ty
Các yêu cầu Về đầu tư lớn Về đầu tư nhỏ
Hướng về Công nghệ Con người
Các tiêu chuẩn đánh giá Kết quả về lợi nhuận Quá trình và mức phấn đấu
Lợi thế Phù hợp với bước phát triển kinh tế nhanh Phù hợp với bước phát triển kinh tế chậm

Bánh xe năng suất

Advertisements

3 thoughts on “5s và Kaizen

  1. Cám ơn bạn Châu nhiều nhé!

  2. Đỗ Thị Sinh on said:

    chào chị, em thấy những mô hình ứng dung này rất hay. chị có thể cho em xin thông tin đơn vị đào tạo uy tín tại TP. HCM với.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: